Anyvisa bize ilk geldiğinde ayda yüzlerce vize başvurusu işliyordu ve bunların her biri elle emek gerektiriyordu. Ekip; takip için Excel tablolarını, müşteri iletişimi için e-posta yazışmalarını ve her ödeme altyapısı için ayrı sistemleri aynı anda idare etmeye çalışıyordu. Onlarca ülkeye yayılmış 50'den fazla vize tipi, her biri farklı fiyat, evrak listesi ve işlem süresiyle birlikte, işi taşınamaz hale getirmişti.

Kırılma noktası yoğun seyahat sezonunda geldi. Başvurular arada kaynıyor, müşteriler her gün durumlarını sormak için arıyor ve ekip, insanların vizesini almasına yardım etmek yerine idari işlere daha fazla zaman harcıyordu. Hedeflerinin büyüklüğüne yetişebilecek bir sisteme ihtiyaçları vardı.

Anyvisa için kurduğumuz ilk şey dinamik form sistemi oldu. VisaCRM, 50'den fazla sabit başvuru formunu ayrı ayrı güncel tutmak yerine doğru formu; vize tipine, gidilecek ülkeye ve başvuru sahibinin uyruğuna göre otomatik oluşturuyor.

Bir müşteri Schengen turistik vizesini seçtiğinde tam olarak o vize için gereken alanları ve evrak yüklemelerini görüyor; ne fazlası ne eksiği. Birleşik Krallık çalışma vizesine başvuran biri ise sponsor bilgileri ve çalışma geçmişi dahil olmak üzere tamamen farklı bir alan setiyle karşılaşıyor. Form oluşturucu koşullu mantığı da yönetiyor; alanlar önceki cevaplara göre görünür ya da gizlenir.

Yalnızca bu bile hataların en yaygın kaynağını ortadan kaldırdı: eksik veya yanlış bilgiyle gönderilen başvurular. Yerleşik doğrulama ve zorunlu alan mantığı sayesinde gelen başvuruların kalitesi belirgin biçimde yükseldi.

Anyvisa'nın müşteri kitlesi küresel; dolayısıyla ödeme tercihleri de birbirinden çok farklı. Bazı müşteriler Stripe üzerinden kartla ödemeyi tercih ediyor, bazıları PayPal kullanıyor, Birleşik Krallık merkezli kurumsal müşteriler ise uyum gerekçesiyle çoğu zaman Barclays ePDQ istiyor.

VisaCRM'den önce üç ödeme altyapısını yönetmek; üç ayrı panel, üç ayrı mutabakat süreci ve gelirin bütününü gösteren tek bir ekranın olmaması demekti. Üç altyapıyı da otomatik döviz çevrimi, anında makbuz oluşturma ve gerçek zamanlı ödeme durumu takibi olan tek bir ödeme sisteminde birleştirdik.

Şeffaf fiyatlandırma motoru toplamı otomatik hesaplıyor: devlet harcı artı hizmet bedeli, başvuru sahibi sayısıyla çarpılıyor, üzerine hızlandırılmış işlem gibi ek hizmetler ekleniyor. Müşteriler ödeme adımına gelmeden ne için ne ödediklerini net biçimde görüyor.

Anyvisa ekibinin zamanını en çok yiyen iş, durum sorularına cevap vermekti. “Başvurum ne durumda?” “Pasaport taramamı aldınız mı?” “Ne zaman dönüş olacak?” — günlük e-postaların ve telefonların büyük bölümünü bu sorular oluşturuyordu.

E-posta ve WhatsApp üzerinde 17 farklı otomatik bildirim tipini devreye aldık. Bir başvuru “gönderildi” aşamasından “işleniyor” aşamasına geçtiğinde müşteriye anında WhatsApp mesajı gidiyor. Bir evrak onaylandığında e-posta çıkıyor. Ödeme onaylandığında makbuz otomatik oluşturulup gönderiliyor.

Sonuç hem hızlı hem ölçülebilir oldu: destek talepleri ilk ay içinde %75 azaldı. Müşteriler kendilerini daha bilgili hissetti, ekip ise tekrar eden durum güncellemelerine giden saatleri geri kazandı.

Anyvisa'nın operasyon ekibinin ihtiyacı bir başvuru listesinden fazlasıydı; bir komuta merkezine ihtiyaçları vardı. VisaCRM'in yönetim paneli tam olarak bunu veriyor.

Her başvuru gerçek zamanlı olarak görünüyor; duruma, vize tipine, atanan danışmana veya tarih aralığına göre filtrelenebiliyor. Kanban görünümü sayesinde danışmanlar başvuruları süreç aşamaları arasında sürükleyebiliyor: alındı, evraklar doğrulandı, konsolosluğa sunuldu, onaylandı veya reddedildi. Her hareket ilgili müşteri bildirimini otomatik tetikliyor.

Toplu işlemler tekrar eden işleri hallediyor — topluca durum değişikliği, bekleyen başvuru sahiplerine e-posta gönderimi, raporlama için CSV dışa aktarımı. Genel arama sayesinde herhangi bir başvuruyu, müşteriyi veya ödemeyi bulmak dakikalar değil saniyeler sürüyor.

Anyvisa'yı birçok vize acentesinden ayıran şey, seyahat acentesi iş ortaklarından oluşan ağıydı. VisaCRM'den önce iş ortağı acenteler başvuruları e-posta veya telefonla iletiyordu; bu da yanlış anlaşılmalara, kaybolan evraklara ve elle komisyon takibine yol açıyordu.

Her iş ortağı acentenin kendi girişine ve paneline sahip olduğu özel bir B2B İş Ortağı Portalı kurduk. İş ortakları başvuru taleplerini doğrudan sistem üzerinden iletiyor, süreci gerçek zamanlı takip ediyor ve komisyon dökümlerini istedikleri an görüntüleyebiliyor. API entegrasyonu sayesinde iş ortakları Anyvisa'nın başvuru formlarını kendi web sitelerine doğrudan gömebiliyor.

Komisyon hesaplaması tamamen otomatik; her iş ortağı için ayrı ayrı, özelleştirilebilir oranlarla tanımlanıyor. Bir başvuru tamamlandığında komisyon hesaplanıyor, kayda geçiyor ve iş ortağının faturasına otomatik ekleniyor. Eskiden tam zamanlı bir finans çalışanı gerektiren iş, artık elle müdahale olmadan yürüyor.

Anyvisa bugün aynı ekip büyüklüğüyle ayda 5.000'in üzerinde başvuru işliyor — eski kapasitesinin üç katı. Otomatik formlar, çoklu ödeme altyapısı ve proaktif müşteri iletişiminin birleşimi, her başvurunun eskiden gerektirdiği elle emeğin çok küçük bir bölümüyle tamamlanmasını sağlıyor.

Müşteri memnuniyet puanı 5 üzerinden 4,8'e yükseldi; bunda büyük ölçüde otomasyonun getirdiği şeffaflık ve hız belirleyici oldu. İş ortağı ağı da büyümeye devam ediyor; B2B portalı yeni acente ilişkilerini kurmayı ve yönetmeyi zahmetsiz hale getiriyor.