Belge Yönetimi

Talep edilen her belgenin bir durumu vardır: talep edildi, yüklendi, inceleniyor, onaylandı veya reddedildi. VisaCRM her belgeyi bu yaşam döngüsü boyunca tek tek takip eder; böylece hem ekibiniz hem de müşterileriniz hangi belgelerin eksik olduğunu her an bilir.

Bir müşteri pasaport taramasını yüklediğinde sistem dosya formatını ve boyutunu anında doğrular. Format yanlışsa ya da dosya 10 MB'ı aşıyorsa, müşteri hatayı yükleme anında görür — günler sonra manuel inceleme sırasında değil.

Kaçırılan belge son tarihleri, vize retlerinin en yaygın sebeplerinden biridir. VisaCRM'in son tarih takip sistemi bu takibi otomatik olarak üstlenir.

Bir başvuru oluşturduğunuzda her belge için ayrı teslim tarihi belirleyebilirsiniz. Sistem, son tarihler yaklaştıkça müşterilere otomatik hatırlatmalar gönderir — 7 gün kala, 3 gün kala ve son tarih günü. Danışmanlar da paralel hatırlatmalar alır; böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.

RotaVisa vaka çalışması, son tarih takibiyle desteklenen akıllı belge yönetiminin — ticari vize evraklarının tüm karmaşıklığına rağmen — 40'tan fazla ülkede %98'lik onay oranının korunmasına nasıl yardımcı olduğunu gösteriyor.

Bir başvuru tamamlandığında veya iptal edildiğinde, ilişkili belgeler saklama politikanıza göre otomatik olarak arşivlenir ya da silinir. Bu yalnızca operasyonel bir temizlik değildir — GDPR ve benzeri düzenlemeler kapsamında bir uyumluluk gerekliliğidir.

Saklama sürelerini belge türüne göre yapılandırırsınız. Pasaportlar onaydan sonra 90 gün saklanabilirken, başvuru formları yasal olarak zorunlu süre boyunca saklanır. Uyumluluk raporlaması için her işlem denetim kaydına yazılır.