Hukuk Büro Yazılımı mı, Vize Acentesi CRM'i mi?

Hukuk büro yazılımı bir avukatlık bürosunu yönetir: dosyalar, süreler, zaman kaydı, vekalet ücreti faturalaması ve müvekkil adına tutulan paranın takibi. Vize acentesi CRM'i ise bir hizmet işletmesini yönetir: talepler, online ödeme, evrak toplama, müşteri bildirimleri ve iş ortağı yönlendirmeleri. Göç hukuku alanında dilekçe hazırlayan bürolar ilkine, yüksek hacimde vize hizmeti satan acenteler ikincisine ihtiyaç duyar; bazı işletmeler ise ikisine birden.

Karışıklık anlaşılır bir şey. İki kategoride de bir müşteri kartı, dosya listesi, evrak arşivi, portal ve hatırlatmalar vardır; yarım saatlik bir demoda ikisi de birbirine benzer görünür. Fark, her kategorinin etrafında tasarlandığı ayrıntılarda ortaya çıkar. Hukuk yazılımı avukatın yükümlülüklerine göre şekillenir: yapılan işin kaydı, müvekkil parasının doğru tutulması, her dosyanın savunulabilir bir geçmişi. Vize platformu ise bir hizmet satmanın ekonomisine göre şekillenir: web sitesi ziyaretçisini ödeme yapan başvuru sahibine dönüştürmek, onlarca belgeyi peşinden koşmadan toplamak ve yüzlerce müşteriyi telefon kuyruğu olmadan bilgilendirmek.

Bu yazı iki kategoriyi, hukuk araçlarının açıkça güçlü olduğu alanlar dahil, dürüstçe karşılaştırıyor. Hukuk büroları için kısa özeti isterseniz göç avukatları vize CRM'i kullanabilir mi yanıtımız sınırı birkaç paragrafta çiziyor.

Clio ve MyCase gibi ürünlerin bulunduğu genel hukuk büro yazılımları, her uzmanlık alanındaki avukatlık büroları için geliştirilir. Güçlü yanları yıllarca avukatlara hizmet vermekten gelir ve bir vize platformunun bunlarla yarışıyormuş gibi yapmaması gerekir.

En kritik kalem emanet hesabı muhasebesidir. ABD'de avans alan avukat müvekkil parasını tutuyor demektir ve bu paranın kaydı ile mutabakatı sıkı kurallara bağlıdır. Banka ekstresi, müvekkil bazlı hesaplar ve büronun genel emanet defterinin karşılaştırıldığı üç yönlü mutabakat, genel iş yazılımlarının üstlenmediği bir hukuk büro disiplinidir.

İkinci güçlü yan dosya merkezli kayıttır. Hukuk yazılımı her işi kendi süreleri, zaman kayıtları, belgeleri ve notları olan bir dosya olarak ele alır. Vize platformları ise daha dar bir nesne olan başvuruyu modeller.

Türkiye'de ek bir katman daha var: yargı süreçleri UYAP üzerinden yürür ve UYAP avukatlar için ayrı bir Avukat Portalı sunar. Türkiye'de avukatlara yönelik bir yazılım seçerken bu iş akışını nasıl desteklediğini sormak gerekir; bir vize acentesi platformunun UYAP ile ilgili bir işlevi yoktur ve olması da beklenmemelidir.

Hukuk kategorisinin içinde yalnızca göç hukuku için geliştirilmiş uzman bir katman bulunur. En bilinen iki örnek Docketwise ve INSZoom'dur ve ikisi de bir vize platformunun yapmadığı gerçek işler yapar.

Docketwise kendini ABD'deki göç avukatları için büro yönetim yazılımı olarak tanımlar; MyCase ve LawPay'in de sahibi olan 8am şirketine aittir. Kendi sayfalarında çok dilli bir müvekkil anketinin yanıtlarının gerekli formlara otomatik aktarıldığını, USCIS, EOIR, DOL ve DOS formlarını kapsadığını, USCIS alındı bildirimi ve öncelik tarihi takibi yaptığını, USCIS dosyalarını ve Visa Bulletin yayınını otomatik izlediğini anlatır.

Mitratech bünyesindeki INSZoom ise hukuk büroları ve kurumsal göç programlarını hedefler. Mitratech'in ürün sayfası ABD, Kanada ve global göç dosyalarını, formların elektronik sunumunu, yapılandırılabilir iş akışlarını, birden fazla kurum yetkilisine açılabilen bir İK portalını ve QuickBooks Online, LawPay ve Authorize.net entegrasyonlu faturalamayı anlatır.

Asıl işiniz ABD göç dilekçeleri hazırlamaksa, bu araçlardaki form hazırlığı satın alabileceğiniz en değerli özelliktir ve hiçbir vize acentesi CRM'i onun yerini tutmaz. Daha geniş bir liste için en iyi göç dosyası yönetim yazılımları yanıtına bakabilirsiniz.

Vize platformu başka bir sorudan yola çıkar: vize hizmeti satan bir işletme, ayda yüzlerce ya da binlerce başvuru sahibi için talebi nasıl alır, ödemeyi nasıl tahsil eder, doğru belgeleri nasıl toplar ve sonuç gelene kadar müşteriyi nasıl sakin tutar?

Bilinçli olarak dışarıda bıraktıkları da en az bunlar kadar önemlidir. VisaCRM gibi bir vize acentesi platformu, acentenin kendi markasıyla kurulup işletilen hazır bir platformdur; hukuk büro yazılımı değildir, resmi formları doldurmaz, emanet hesabı tutmaz ve hukuki ya da göç danışmanlığı vermez.

Hacim, bu platformların değer ürettiği yerdir. Örneğin RotaVisa 40'tan fazla ülkede başvuru yürütüyor ve %98 onay oranına ulaşıyor; bu bir hukuk bürosu sorunu değil, ölçekli hizmet teslimi sorunudur. Ayrıntılar RotaVisa vaka çalışmasında.

Aşağıdaki tablo tek bir ürün hakkında hüküm değil, kategori karşılaştırmasıdır. Hukuk araçlarının kazandığı yerde bunu açıkça yazıyoruz.

Evrak toplama satırı tartışmalıdır: göç hukuku araçlarının anket ve portalları iyidir ve yılda birkaç yüz dosya yürüten bir büro için yeterlidir. Fark, benzer belge listeleriyle binlerce kısa süreli vize başvurusu işleyen bir acentede ortaya çıkar; orada toplu hatırlatma ve self servis, ayrıntılı anketten daha önemlidir.

Pratik test, demoda gördüğünüz değil, hukuken yaptığınız iştir. İşletme türünüzle başlayın.

İkinci test mevzuattır. Türkiye'de 1136 sayılı Avukatlık Kanunu'nun 35. maddesi, kanun işlerinde ve hukuki meselelerde mütalaa vermeyi ve adli işlemleri takip etmeyi baroda yazılı avukatlara ayırır. Hukuk yazılımı satın almak bir vize acentesini hukuk bürosuna dönüştürmez. ABD'de de USCIS, temsil yetkisinin avukatlar ve akredite temsilcilerde olduğunu, diğer kişilerin formlarda yalnızca sınırlı yardım edebileceğini açıkça belirtir. Diğer ülkeler için ücret karşılığı göç danışmanlığını kimin verebileceği rehberimize bakın.

Daha uzun bir satın alma çerçevesi için vize işletmeniz için doğru CRM'i seçmek yazısını okuyabilirsiniz.

Bazı bürolarda aynı çatı altında iki iş vardır: karmaşık dosyalar yürüten bir hukuk pratiği ve çok daha fazla müşteriye turistik vize, e-vize ya da evrak desteği veren perakende bir hizmet. İkisini hukuk yazılımında yürütmek perakende işe hukuk yazılımı fiyatı ödemek demektir; ikisini vize platformunda yürütmek ise hukuki iş için emanet hesabını ve form hazırlığını kaybetmek. Bu yüzden bazı bürolar işi böler; göç avukatları kullanım senaryosu bir vize platformunun hukuk araçlarının yanına nasıl oturduğunu anlatır.

İşin bir kısmını taşıyorsanız acente verilerinizi yeni bir sisteme taşıma yazısı sırayı anlatıyor.

Yanıtlar genellikle bir günde kısa listeyi netleştirir. İki sütunun tamamına evet diyen bir tedarikçiye daha uzun bir demo ayırın; çünkü bu iki kategori gerçekten farklı işler için yapılır ve dürüst tedarikçiler kendi ürünlerinin hangi iş için olduğunu söyler.